Community beïnvloedt samenwerken

Een groot internationaal advocatenkantoor heeft drie interne online communities. Hoe beïnvloeden deze platforms de samenwerking tussen collega’s van verschillende vestigingen? Dat onderzocht Carmen Ramson-Herzing eind 2014 in haar scriptie voor de DePaul university in Chicago.

Het onderzoek richtte zich op twee factoren: het delen van kennis met collega’s en betrokkenheid bij elkaar en elkaars werk. Wat bleek: alleen al het lezen van updates heeft een positieve invloed. Medewerkers die lid waren van de verschillende communities waren het daarover eens. Het lezen van updates van collega’s leidde tot kennismaking met nog onbekende collega’s en meer begrip in bestaande relaties. Binnen de teams ontstond daardoor een grotere betrokkenheid.

Betrokkenheid

Maar die updates komen er alleen als communityleden zich genoeg op hun gemak voelen om berichten te delen. Een gevoel van vertrouwen en openheid is belangrijk om interne samenwerkingstools te laten slagen. Bij welke communities is dat het geval? Uit het onderzoek bleek dat de platforms van afdelingen die een informelere omgeving hadden, minder intimiderend waren en waar iedereen werd aangemoedigd om deel te nemen. Daar leidde de community tot meer samenwerking en grotere betrokkenheid. Ik veronderstel zelf dat groepen die formeler zijn en meer hiërarchie vertonen sowieso lastiger informatie delen, of dat nu in een community is of offline.

Beter dan e-mail

Carmen vond ook een verschil met e-mail: interne sociale media stimuleren eerder nieuwe connecties, samenwerking en kennisdeling. Een e-mailbericht daarentegen, is meer een ongevraagde onderbreking. De ondervraagden gaven de voorkeur aan interne social media boven e-mail omdat je er alle reacties bij elkaar terugvindt, het aantal e-mails afneemt, social media gemakkelijker toegankelijk zijn, je toegang geven tot meer informatie en informatie breder verspreiden. Zo kun je meer relaties aangaan, gemakkelijker samenwerken en kennis delen.

Social media samenwerkingstool

De conclusie uit het onderzoek is dat interne social media heel nuttig zijn voor organisaties. Maar er is wel een voorwaarde: om social media te gebruiken als samenwerkingstool moeten leidinggevenden de cultuur en de normen van de medewerkers goed (leren) kennen. Bij elke groep kan het weer net wat anders werken, afhankelijk van de formaliteit, de groepshiërarchie en de bereidheid van leden om persoonlijke details te delen met de rest van de community.

Meer informatie: ‘The use of social media within organizations to foster connections, collaboration, and knowledge sharing among geographically dispersed teams’, 1-1-2015 in de online bibliotheek van DePaul University.